Die Remote-Arbeit hat uns vor neue Herausforderungen gestellt, viele Fragen kamen auf, auch im Bereich der (agilen) Zusammenarbeit mit Kolleg*innen. Eine davon war: “Wie können wir Retrospektiven nun remote abhalten?” 

Für Manche war die Lösung simpel: “Wir machen einfach erstmal keine Retrospektiven mehr.” So ein Vorschlag kommt wahrscheinlich eher von Menschen, die schon vorher nur ungern Retrospektiven organisiert oder daran teilgenommen haben. Ist das eine Lösung? Ja. Ist es eine gute Lösung? Definitiv nicht! 

Die Retrospektive ist eines der wichtigsten Elemente des agilen Arbeitens. Sie fordert uns dazu heraus über das “Wie haben wir gearbeitet?” und “Wie können wir uns verbessern?” zu reflektieren und hilfreiche Änderungen zu identifizieren. Und: Retrospektiven machen Spaß! Remote-Retrospektiven können ebenso viel, wenn nicht sogar mehr Spaß machen, da sie gänzlich andere Möglichkeiten bieten. 

Auch hier geht das leider nicht ohne ein paar Regel. Das Gute daran: Es sind nur zwei wirklich wichtige. 

1. Jeder sollte die Kamera anschalten. Die verbale Kommunikation ist nur ein Teil der Unterhaltung, ein ebenso wichtiger Teil ist die nonverbale Kommunikation. Wie sollen wir auf Augenhöhe kommunizieren, wenn wir uns nicht einmal in die Augen schauen können? 

2. Wenn wir anwesend sind, dann sind wir das komplett. Das heißt, dass wir nicht parallel in Teams oder Slack etwas schreiben, oder in Jira Tickets schieben. Wir sind alle hier zusammen, um besser zu werden! Auch wenn solch eine Regel in Vor-Ort-Retrospektiven auch Sinn macht, ist sie remote viel schwerer einzuhalten, da es noch nicht einmal auffällt, wenn ich etwas anderes nebenbei auf dem Monitor vor mir erledige. Wenn ich im Meeting aufs Handy schaue oder den Laptop raushole, sieht das jeder. 

An dem grundsätzlichen Ziel, den unterschiedlichen Phasen und dem Umgang mit den resultierenden To-dos einer Retrospektive ändert sich grundlegend nichts. Deswegen gehen wir hier mal nicht ins Detail, sondern gehen direkt zu den handfesten Tipps!  

Zeit: Man kann nie genug davon haben, oder?

Auch wenn wir alle bewusst oder unterbewusst das Gefühl haben, dass wir online nicht zu viel Zeit in Meetings verschwenden dürfen, plant genug Zeit ein. Es gibt im Office wie auch online nichts Nervigeres, als wenn man kurz vor der Lösung steht und dann die ersten oder alle das Meeting verlassen, weil sie zum nächsten Termin müssen. Deswegen plant lieber etwas mehr Zeit ein. Wenn ihr früher fertig seid: Super, jeder wird sich über eine Verschnaufpause freuen. Ebenso wichtig: Pausen machen. Unser Tipp: Alle 45 Minuten mindestens fünf Minuten Pause. 

Das Warm-Up: Jetzt wird es persönlich 

Im Remote-Kontext ist es noch viel wichtiger, eine positive und offene Stimmung zu erzeugen. Eine witzige Warm-Up-Lösung: “Wer bin ich?” mal anders. Jeder benötigt einfach nur ein weißes Blatt Papier und einen Stift und sucht sich dann einen Kollegen oder eine Kollegin aus (nicht verraten!) oder aber der Moderator bzw. die Moderatorin teilt jedem eine Person zu (einfach den Namen direkt an die Person senden). Nun malt jeder die gewählte Person. Dann zeigt jeder der Reihe nach die Zeichnung und das Team muss erraten, wer gemalt wurde.  

Wozu dieses Spiel: Hierdurch betrachtet jeder wirklich offen und aufmerksam sein Gegenüber und nimmt klar wahr, wer alles im Meeting dabei ist. Vielleicht werden sogar Details verarbeitet, z. B. was die gemalte Person in seinem Raum hinter sich stehen hat (wenn kein Hintergrundbild aktiviert ist). Dies landet dann oft noch auf der Zeichnung und erzeugt eine viel persönlichere Wahrnehmung. Probiere es gerne mal aus. Auch anregend: Überlege dir ein Warm-Up, bei dem man sich etwas bewegen bzw. aufstehen muss. Jeder von uns sitzt aktuell sehr viel, wir bewegen uns zu wenig. Eine kurze Bewegungsphase lockert die Glieder und bringt die Energie zurück. 

Die unterschiedlichen Formate machen es aus 

Retrospektiven müssen und sollen nicht immer gleich ablaufen. Etwas Abwechslung sorgt dafür, dass sie nicht zur langweiligen Routine werden und die Kreativität für Lösungen und der Spaß erhalten bleiben. Das motiviert, daran teilzunehmen und nur wenn man motiviert, ist, kommt man auch zu sehr guten Ideen. 

Um diese Abwechslung zu gewährleisten und aber auch auf unterschiedliche Probleme und Phasen im Team reagieren zu können, bieten sich zum Beispiel die Liberating Structures an. Das sind mehr als 33 Mikrostrukturen, die einzeln schon Abwechslung und unglaubliche Ergebnisse liefern, aber sich zusätzlich kombinieren lassen, so dass man mit ihnen einen großen roten Faden durch die Retrospektive spannen kann. Für den Anfang können wir dir zum Beispiel 1-2-4-All, TRIZ und Min Specs empfehlen.  

Probiere es gerne mal aus, oder besuche unser monatliche Liberating Structures User Group, in der wir nicht nur erzählen, sondern auch aktiv Liberating Structures zusammen durchführen. Natürlich findet auch diese im Moment remote statt. Alternativ können wir dir auch den Retromat empfehlen. Auf dieser Webseite kannst du dir zufällige Abläufe für die Retrospektiven-Phasen generieren lassen. Du kannst aber auch einfach stöbern, um dich von einzelnen Ideen inspirieren zu lassen.  

Sinnvolle Software für Remote-Retrospektiven 

Fangen wir hier mit einem Klassiker an: Mentimeter. Mit diesem wirklich einfach zu handhabenden Tool kannst du leicht Online-Quizze, Umfragen, Stimmungsbilder, Wortwolken und noch vieles kreieren. Durch seine moderne Optik und trotzdem simple Nutzeroberfläche animiert es zum Mitmachen.  

Ebenso lässt sich Conceptboard wunderbar als Basis nutzen. Das online Whiteboard-Tool, kann jeder einfach über den Browser öffnen. Gemeinsam können dann Post-Its eingefügt und gruppiert, Prozesse geplant werden und noch vieles mehr. Einfacher lässt sich das klassische Whiteboard nicht ersetzen, an das jeder seinen Post-Its kleben kann. Ein weiterer Vorteil: Niemand muss sich mehr wegen seiner unleserlichen Handschrift entschuldigen. Zusätzlich liegen auch die Ergebnisse der Retro auch für alle immer griffbereit vor und nichts geht verloren. 

Natürlich könnt ihr auch schauen, ob ihr etwas von eurer vorhandenen Software für Retrospektiven nutzen könnt. Das neue Excel, PowerPoint und  Word können kollaborativ zusammen verwendet werden. Dokument erstellen, mit jedem teilen und gemeinschaftlich und simultan daran arbeiten. So schnell gehts!  

Als letzten Softwaretipp haben wir hier noch Reetro.io (ja, das ist kein Schreibfehler). Reetro ist ein kostenloses Retrospektiven-Tool, das dir einfach ein Board mit Spalten bereitstellt, die jeder mit Post-its füllen kann und mit denen ihr dann zusammen weiterarbeitet.  

Übrigens: Nicht nur Retrospektiven funktionieren super remote, auch Planungsmeetings klappen einwandfrei. Entweder mit selbstgebauten Planning Poker Karten oder mit scrumpoker.online. Einfach eine Session erstellen, Link teilen und dann die Stories zum Schätzen eintragen. Die jeweiligen Schätzungen werden auch erst angezeigt, wenn jeder abgestimmt hat. Also so wie es beim Planning Poker gedacht ist. 

Was sind deine Erfahrungen mit Remote-Retrospektiven? Hast du dich schon angepasst oder hängt es noch an manchen Stellen? 

Titelfoto: You X Ventures/ Unsplash