Titelbild von Chris Montgomerey/ Unsplash

Pandemie und Home-Office sorgen dafür, dass wir alle neue Wege der Zusammenarbeit finden müssen. Unterstützen kann uns dabei verschiedenste Software. Der Markt für sogenannte Collaboration-Tools ist groß und in den letzten Monaten sicher auch noch weitergewachsen. Wie da die Übersicht behalten und das richtige Tool finden? 

Ich stelle euch ein paar Tools vor, die sich meiner Meinung nach in den letzten Monaten als sinnvoll herausgestellt haben. Die Liste erhebt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Zusätzlich sind nicht alle Tools aus datenschutzrechtlicher Sicht uneingeschränkt zu empfehlen; hier ist es auf jeden Fall wichtig, vor Einkauf und Implementierung einen Datenschutzbeauftragten zur Rate zu ziehen. Bei Fragen zu diesem Thema steht Holisticon gerne mit seinen Security-Experten beratend zur Seite. 

All-in-One-Lösungen 

Müssen es überhaupt lauter einzelne Lösungen sein? Kann ich nicht irgendwo ein Komplettpaket bekommen, dass die meisten Bedürfnisse abdeckt? 

Eine “fast” perfekte All-in-One-Lösung stellt Microsoft 365 dar. Es enthält die bekannten Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Outlook und noch einige mehr. Wusstest du, dass du online in Word, Excel, PowerPoint und weiteren Office-Anwendungen gleichzeitig mit mehreren Leuten arbeiten kannst, inklusive sichtbarer Änderungen aller in Echtzeit? Geile Sache, oder? Im Paket enthalten ist auch Microsoft Teams, eine umfassende Video- & Chat-Plattform. Mit ihr kannst du Meetings abhalten, Dateien austauschen und mit den Kolleg*innen schreiben. Das Tolle daran ist, dass Teams gleichzeitig auch als HUB (Zentrale) für viele Microsoftdienste dient. Du kannst von hier aus auch Termine erstellen, Dateien anlegen und öffnen, Anrufe tätigen und es auch noch mit Erweiterungen wie z.B. für GIT oder JIRA verknüpfen. Warum nur eine “fast” perfekte Lösung? Bei dem Thema Whiteboards kränkelt es noch etwas. Zwar gibt es in Teams innerhalb der Videocalls auch ein Whiteboard, aber das ist sehr rudimentär und erinnert eher an Paint als an ein hilfreiches Whiteboard-Tool.  

Ähnlich dem Microsoft 365-Paket ist die GSuite bzw. seit kurzem Google Workspace. Grob vereinfacht ist das Gmail mit den ganzen Office-Versionen von Google inklusive einer zentralen Benutzerverwaltung für Organisationen. Mit Google Meet beinhaltet es auch eine Videokommunikationsplattform, welche aber nicht so mächtig und integrativ ist wie Microsoft Teams. 

Instant-Messaging-Tools 

Kurz etwas außerhalb von Meetings besprechen, jemanden spontan anschreiben, oder eine Frage in die Runde werfen? Hier sind Instant-Messaging-Plattformen hilfreich, die im Gegensatz zu Mails unmittelbare Kommunikation ermöglichen. 

Slack ist der Platzhirsch unter den Instant-Messengern auf dem Markt, wenn man von integrativen Lösungen wie Microsoft Teams absieht. Slack bietet einem die Möglichkeit, in einem eigenen Slack-Team frei zu kommunizieren, Dateien zu versenden oder auch Videogespräche zu führen. Es gibt eine kostenlose Version, welche aber Einschränkungen in der Menge an angezeigten Nachrichten, Integrationen und Videogesprächen vorgibt. 

Alternativen zu Diensten wie Slack sind unter anderem Anwendungen, die selbstständig gehostet werden können, wie z.B. Mattermost. Hier muss aber der interne Wartungsaufwand bedacht werden, der anfällt. 

Videokonferenz-Tools 

Nicht nur das geschriebene Wort ist wichtig, sondern auch das Bild. Ich will mit Menschen kommunizieren und nicht mit Profilbildern. Mit modernen Videokonferenz-Tools ist das kein Problem mehr. Neben Microsoft Teams hat sich als weiterer großer Player die Software Zoom etabliert. 

Zoom dürfte jedem inzwischen ein Begriff sein. Es bietet aktuell die meisten Funktionalitäten im Vergleich zu anderen Lösungen an. Im speziellen zu erwähnen sind die Breakout-Räume, was man als “Unterräume” verstehen kann, um während eines laufenden Meetings Kleingruppenarbeit zu realisieren und trotzdem danach in großer Runde wieder zusammenzukommen. Die Funktion eignet sich zum Beispiel für Workshops oder Webinare. Zwar bieten andere Anbieter inzwischen Ähnliches an, jedoch hat Zoom seine Funktionalitäten durchgehend erweitert und dadurch noch die Nase vorn. Als aktuell größtes Manko muss man das Thema Datenschutz & Sicherheit sehen, da Zoom z.B. keine ISO 27001 Zertifizierung besitzt, bzw. schon mehrfach aufgrund von Problemen in diesem Bereich in den Nachrichten präsent war. Lobend muss man aber anführen, dass Probleme zeitnah behoben werden und Zoom auch in punkto Videostabilität konkurrenzlos ist.

Wer aber auch hier lieber auf eine selbstgehostete Lösung setzen möchte, kann zum Beispiel Jitsi Videobridge einsetzen. Die Software bietet ein stabiles und gutes Nutzungserlebnis und wird aufgrund seiner Open-Source-Strategie auch permanent weiterentwickelt.

Eine kleine Anmerkung am Rande: Die Videosoftware kann noch so gut und toll sein – wenn die Meeting-Kultur nicht vorhanden ist, hilft auch das Tool nicht. Im Speziellen stellen Hybrid-Meetings oft ein Problem dar (ein Teil der Teilnehmer sitzt zusammen in einem Raum und spricht remote mit anderen Teilnehmern). Das Problem ist hier, dass die Personen, die zusammen im Raum sind, anders miteinander kommunizieren als die zugeschalteten. Wer kennt das noch von den guten alten Telefonkonferenzen? Auch hier wurde im Raum getuschelt, während der Remote-Teilnehmer nichts mitbekommen hat. 

Digitale Whiteboards 

Wir sind in einem Meeting, wollen etwas skizieren, aufzeichnen oder zusammen erarbeiten und nun kommt die Frage auf: Wie?  

Als beste Lösung hat sich meiner Meinung nach Conceptboard etabliert. Es ist eine in Deutschland entwickelte und gehostete Lösung, die es mit allen anderen Lösungen auf dem Markt aufnehmen kann. Neben simplen Post-its kann man auch zusammen in Echtzeit Tabellen ausfüllen, Mindmaps generieren und noch vieles mehr.

Umfragen und Retrospektiven 

Wie kann man eine Retrospektive moderner gestalten oder erweitern und nicht nur Post-its in die Spalten „gut“, „schlecht“ und „verbesserbar“ hängen? Oder eine Liberating Strucutures in Workshops verwenden?

Mentimeter ist als Tool schon viele Jahre auf dem Markt und überrascht trotzdem immer wieder die Teilnehmer. Warum? Weil es extrem einfach zu bedienen ist (für beide Seiten, Präsentator und Teilnehmer) und dabei moderne Visualisierungen mit spannenden Animationen kombiniert. Mit ihm kannst du Stimmungsbilder sammeln, Feedback visualisieren oder auch mit dem Team Schätzungen durchführen.

Für klassische Umfragen und die Auswertung von diesen empfiehlt sich zum Beispiel Microsoft Forms, welches auch im Microsoft 365 Paket enthalten ist. Man kann leicht unterschiedliche Fragetypen erstellen, Verzweigungen designen und erhält am Ende mehrere Auswertungsmöglichkeiten. 

Und wenn es dann doch die Insellösung sein soll, dann probiere doch mal SurveyMonkey aus. Die Möglichkeiten sind hier nahezu unbegrenzt, aber: leider nicht in der kostenlosen Version. 

To-do-Listen & Taskmanagement 

“Das muss ich noch machen und das und das auch noch!” … “ Hmmm… was wollte ich alles machen?” – Warum nicht ein einfaches To-do-Listen-Tool benutzen? Nichts kompliziertes, einfach eintippen, ok drücken, fertig! Aber wo hören To-do-Listen auf und wo fängt das Taskmanagement für das ganze Team an? Die Grenze verschwimmt oft. 

Wieder von Microsoft, aber dieses mal nicht mit dem Microsoft 365-Paket verknüpft: das kostenlose Microsoft ToDo. Es ist ein simples To-do-Listen-Tool mit Unterpunkten, mehreren Listenoptionen und funktioniert auch am Handy ohne Probleme. Was will man mehr?

Meistertask und Trello: Diese beiden Tools nehmen sich nicht viel, jedes hat seine kleinen Vor- und Nachteile. Ganz stark vereinfacht lassen sich hier mehrere Spalten bzw. Status definieren und Karten bzw. Einträge von links nach rechts schieben. Das Ganze kann mit Notizen, Bildern und Erweiterungen aufgepeppt werden. Beide bieten eine kostenlose Version an, welche aber logischerweise Einschränkungen gegenüber den kostenpflichtigen Optionen beinhalten.  

Projektplanungstools 

Wenn es um mehr als sein paar Tasks geht, und Fälligkeitsdaten, Zeitplanungsfunktionalitäten und noch mehr Auswertungsmöglichkeiten integriert werden sollen, dann lassen sich auch größere Geschütze auffahren. 

Nahezu jeder kennt es und hat es schon verwendet: JIRA.  Es bietet viele Möglichkeiten und integriert sich mit vielen Tools wie z.B. Confluence. Leider besitzt JIRA nicht das modernste Design, ist aber sehr zuverlässig und hat aufgrund seiner Verbreitung eine hohe Kompatibilität mit anderen Tools.

Der große Gegenspieler von JIRA ist Monday.com. Der größte Unterschied zu JIRA besteht darin, dass Monday.com komplett im Browser läuft und ein sehr modernes Design hat. In Puncto Erweiterungen hängt es noch etwas hinterher, bringt dafür aber modernere Einbindungen mit, die sich dem Look and Feel anpassen.

Welche Überlegungen vor der Entscheidung für ein Tool sinnvoll sein können, habe ich übrigens hier aufgeschrieben. Kanntest du schon alle Tools? Welche nutzt du für die Zusammenarbeit mit deinen Kolleg*innen?