Wie kann man Business Process Management (BPM) und Robotic Process Automation (RPA) zusammenbringen? Und wie lässt sich diese Kombination konkret im Zuge der Digitalisierung in Unternehmen umsetzen und nutzen? Gemeinsam mit unseren Freunden von RST Software Masters aus Polen haben wir uns im Webinar „Integrating BPM und RPA – From Strategy to Practice“ mit den Antworten zu diesen Fragen beschäftigt.

Unsere zentrale Überzeugung: Die beiden Ansätze stehen nicht im Widerspruch zueinander, sondern können sich sehr gut ergänzen. BPM ist für unternehmensweite End-to-End-Prozessautomatisierung und Orchestrierung sehr gut geeignet und RPA wird genutzt, um Systeme über die UI anzubinden. Das ist besonders bei der Einbindung von Legacy Systemen, die über keine geeignete API verfügen, hilfreich. Bei der Nutzung von RPA werden Arbeitsabläufe und Aktivitäten von einzelnen Mitarbeitern*innen automatisiert, aber weniger End-to-End-Prozesse adressiert. Außerdem unterscheiden sich die Ansätze darin, dass RPA den Fokus darauf legt, eine sofortige, schnelle Verbesserung herzustellen, BPM hingegen schaut auch in die Zukunft und zielt darauf ab, ein Fundament aufzubauen und Prozesse langfristig zu optimieren.

Du möchtest noch tiefer ins Thema eintauchen? Die komplette Aufzeichnung des Webinars steht dir hier kostenfrei zur Verfügung.

Sie beinhaltet:

• eine tiefere Erläuterung und Einordnung beider Themen
• einen kleinen historischen Rückblick
• unsere Vision und Idee, BPM und RPA zusammen einzusetzen und zu nutzen
• eine Live-Demo, die auf Camunda und UI-Path basiert, inklusive Vorstellung der neuen Camunda Version 7.14, die eine direkte Anbindung an die UI-Path beinhaltet

Die passenden Folien stehen ebenfalls kostenlos zur Verfügung, die Links dazu findest du am Ende des Beitrags. Wir haben im Webinar drei elementare Aspekte hervorgehoben, die wir als Grundlage für den erfolgreichen gemeinsamen Einsatz von BPM und RPA erachten.

Unsere 3 Key-Takeaways des Webinars:

1. Die technische Ebene: Tool-Hersteller nähern sich endlich an
   Auf technischer Ebene tut sich etwas! Bis vor einer gewissen Zeit haben die Hersteller von BPM- und RPA-Tools versucht, sich den Rang abzulaufen und beharrten darauf, dass nur der eine oder der andere Ansatz der Richtige ist. Mittlerweile nähern sich die Hersteller an und machen es den Unternehmen leichter, beide Ansätze gewinnbringend einzusetzen. Da bewegen sich die Tools aufeinander zu und das macht das Arbeiten damit wesentlich einfacher und angenehmer.
   
2. Die methodisch-konzeptionelle Ebene: Einbindung von IT bleibt essentiell
   Man muss nach wie vor wissen, wie man diese Tools richtig einsetzt und auch hinter die Kulissen von den wohlklingenden Versprechen der Tool-Hersteller schauen. Diese versteifen sich oft auf die Aussage, dass keine IT mehr gebraucht wird und dass der entsprechende Fachbereich alles selber machen kann. Das klingt natürlich super und ist ein Verkaufsargument, aber letztendlich darf man nicht vergessen, dass ein Bot, der mit RPA gebaut wird, auch ein Stück Software ist. Da ist es wichtig, darauf zu achten, dass die gängigen Prinzipien und Ansätze von Software-Entwicklung, -Betrieb und -Architektur auch ihren Anklang finden. Wenn es um nachhaltige Automation von End-to-End Prozessen geht, dann ist es wichtig zu verstehen, dass dies eine gemeinsame Aufgabe und Herausforderung von Fachabteilung und IT ist. Es bleibt also essentiell, die IT mit einzubinden.
   
3. Die strategische Ebene: RPA ist der Anfang und nicht das Ende des Weges
   Neben den richtigen Menschen – IT und Fachbereich – braucht jedes Unternehmen natürlich eine Strategie, wie es zur Automatisierung kommt. Die unterscheidet sich, je nachdem wo das Unternehmen gerade steht; Digitalisierung und Automatisierung der unternehmenskritischen End-to-End-Prozesse und -Produkte ist dabei das hohe Ziel. Dem geht mitunter ein weiter Weg voraus, kein kurzer Sprint. Viele Unternehmen, zum Beispiel aus der Versicherungs- oder Finanzbranche setzen auch heute noch Hosts für Ihre Kernsysteme ein. Und gerade Corona hat uns gezeigt, wie viel auch im Jahr 2020 noch manuell in der physischen Welt erledigt wird. Statt ihnen Luftschlösser mit Digitalisierung und Automatisierung zu versprechen, müssen diese Kunden da abgeholt werden, wo sie gerade stehen.

Dazu benötigt man eine vernünftige Strategie und die kann z.B. so aussehen, dass man RPA für die Quick-Wins einsetzt und damit Zeit und Geld spart. Dieses gesparte Geld muss dann weiter in die Modernisierung der eigenen IT investiert werden. Man darf sich also nicht darauf ausruhen, dass man mit seinen Legacy Systemen im Keller gerade noch die Kurve gekriegt hat, weil man RPA darauf gepflastert hat. RPA kann ein vernünftiger Ansatz dafür sein, ist aber nicht das Ende des Weges. Das ist ein hochpolitisches und strategisches Thema und es ist nicht immer leicht dies mit und in Unternehmen zu diskutieren. IT-Vorstände, CIOs und Manager stehen vor der Riesenaufgabe, den richtigen Weg für ihr Unternehmen zu finden und – man muss es so deutlich sagen – den zum Teil jahrzehntelangen Wartungsstau in der IT abzubauen. Das müssen wir noch viel stärker berücksichtigen, wenn wir von den neuen Trendthemen reden und heilbringende Botschaften verbreiten.

Zukünftig wollen wir mehr dieser Formate nutzen, um diese Themen vorzustellen, einzuordnen und zu beleuchten. Gerade neue Themen wie Hyperautomation, das über RPA und BPM hinaus geht und Machine Learning und Künstliche Intelligenz integriert, werden in Zukunft in der Digitalisierung eine Rolle spielen. Aber was verbirgt sich konkret hinter dem Begriff – ist das wirklich neu oder ein logischer nächster Schritt? Das wollen wir gemeinsam herausfinden. Wir freuen uns auf den Meinungsaustausch. Stay tuned!

Die Webinar-Aufzeichnung gibt es hier.

Die zwei passenden Foliensätze als PDF zum Download gibt es hier und hier.

Bei Fragen kontaktieren Sie mich gerne direkt via E-Mail unter roman.schloemmer@holisticon.de.