Der Weg zum passenden BPM-Tool ist lang, der Markt bietet eine schier unüberblickbare Menge an Tools mit gänzlich unterschiedlichen Einsatzzwecken. In einem neuen Whitepaper geben wir Hilfestellung zur Auswahl des richtigen BPM-Tools.
Vor gut einem Jahr hat mein Kollege Jo Ehm hier unsere BPMS-Scorecard vorgestellt, eine Balanced Scorecard, in der wir alle unserer Erfahrung nach wichtigen Kriterien für die Auswahl eines BPMS gesammelt haben. Mit ihr lassen sich einzelne Tools gezielt vergleichen und bewerten, um letztlich eine Entscheidung herbeizuführen. Wer schon weiß, was er will, ist mit diesem Werkzeug gut bedient.
Doch um an diesen Punkt zu gelangen, muss man sich zunächst Gedanken darüber machen, welche Art von BPM-Tool man benötigt. Solche Tools lassen sich grob kategorisieren: es gibt reine Modellierungswerkzeuge, Process Engines zur Automatisierung von Prozessen, komplette Suiten, die beides mitbringen und außerdem umfangreiche Reportingmöglichkeiten bieten und dazwischen praktisch sämtliche Spielarten. Dazu kommt, das solche Tools schnell eine veritable Investition erfordern. Umso wichtiger, sich genau zu überlegen, wie das Einsatzszenario aussieht.
Für die Zieldefinition kann man die bereits genannten Kategorieren zugrunde legen: Modellierung, Automatisierung, Reporting. Wenn Prozesse lediglich modelliert, aber nicht automatisiert werden sollen, genügt ein reines Modellierungstool. Soll dagegen der komplette Prozesslebenszyklus abgedeckt werden, ist ein Tool, das auch Möglichkeiten für Automatisierung und Monitoring bietet, sinnvoll.
Ist das Einsatzszenario definiert, gilt es, tiefer in die drei Kategorien zu leuchten und genauer zu bestimmen, welche Eigenschaften das Tool der Wahl haben soll. Sollen Modelle toolübergreifend ausgetauscht werden können? Benötigt man das BPM-Tool zur Integration verschiedener externer Systeme? Soll das Tool Möglichkeiten zur Verwaltung manueller Aufgaben bieten? Müssen KPIs für das Monitoring im BPM-Tool hinterlegt werden können? Daneben müssen noch einige allgemeine Rahmenbedingungen abgesteckt werden, etwa: Welche Technologien kommen zum Einsatz, wie wichtig sind Testmöglichkeiten?
Pauschale Antworten darauf können wir nicht geben – wohl aber die richtigen Fragen stellen. Diese haben wir nun in einem Whitepaper zur BPM-Toolauswahl übersichtlich zusammengefasst und führen interaktiv in fünf Schritten zum passenden Tool. Das Whitepaper steht auf unserer Website zum Download bereit.
