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Hej, hast Du ein Problem?! Dialog und Feedback – Die 5-Schritte-Problemansprache

Letzte Woche besuchte ich ein Seminar, das den Schwerpunkt in Dialog und der selbstbewussten Positionierung der Beteiligten innerhalb des Dialogs setzte. Es wurde u.a. besprochen, was einen ausgewogenen Dialog beeinflusst und wie Feedback gegeben und angenommen werden sollte. Hierbei wurde ein Kommunikationsinstrument besprochen, das ich für sehr sinnvoll halte und das in fast jeder Situation anwendbar ist: Die 5-Schritt-Feedbackansage.

Feedback ist nichts anderes als eine Rückmeldung auf eine Handlung, auf ein Verhalten oder auf ein Werk. Gutes und faires Feedback ist wichtig und kann wesentlich zur Weiterentwicklung und zur Verbesserung beitragen – vorausgesetzt, es wird konstruktiv gegeben und angenommen. Da sich das Seminar mit dem Thema „Selbstbewusstsein im Dialog“ befasste, lag der Fokus darauf, konstruktives Feedback zu geben. Dafür wurden dem Feedback-Geber einige Regeln als Hilfe angeboten:

  • Ich zeige etwas von meinen Gedanken und Gefühlen, die mit dem Verhalten des Gegenübers verknüpft sind
  • Ich ermögliche dem Gegenüber, sein Gesicht zu wahren, indem nur das beobachtete Verhalten kritisiert wird, nicht aber die Person
  • Ich achte auf einen ausreichend geschützten Gesprächsrahmen
  • Ich zeige ein Minimum an kollegialem Respekt, indem ich mich meinem Gegenüber zuwende
  • Ich wahre Sachlichkeit, indem ich das beobachtbare Verhalten meines Gegenübers konkret anhand von Beispielen beschreibe.
  • Ich drücke aus, wie ich es mir zukünftig optimal vorstelle und mache bei Kritik einen Verbesserungsvorschlag.
  • Ich stelle den erforderlichen Dialog sicher

Als Technik wurde die 5-Schritt-Feedbackansage vermittelt. Sie ist ein Instrument zur konstruktiven Gesprächsführung, das im Gespräch fortlaufend genutzt werden kann. Aus folgenden Schritten setzt sich diese Technik zusammen:

Kontakt stiften – Beziehung aufbauen
Bevor ein konstruktives Feedback gegeben wird, muss zunächst ein Kontakt hergestellt werden. Der Gegenüber wird sozusagen erst mal darauf vorbereitet, dass gleich eine Ansprache erfolgt. Den Kontakt stellt man zunächst her, indem man sich dem Gesprächspartner zuwendet und für eine geeignete Gesprächsatmosphäre sorgt. Z.B. ist der geeignete Ort für eine kollegiale Problemansprache nicht das Großraumbüro, sondern vielleicht ein Besprechungsraum, in dem sich eine gewisse Privatsphäre aufrechterhalten lässt. Für mich ist die eigentlich wichtigste Aussage: kollegialen Respekt gegenüber dem/den Gesprächspartner(n) haben. Kollegialer Respekt bedeutet, dass es ein Klima der gegenseitigen Wertschätzung gibt und die Verschiedenheit der der einzelnen Personen respektiert wird.

Wahrnehmung benennen
Nachdem der Kontakt gestiftet wurde und die Beteiligten bereit sind, sich aufeinander einzulassen, sollte zunächst die eigene Wahrnehmung der Person und der Situation erfolgen, damit das Gegenüber folgen kann. Hierfür gibt es bestimmte Schlüsselsätze, wie z.B. „Ich nehme wahr…“, „Ich habe beobachtet…“, „Mir ist aufgefallen…“.

Wirkung beschreiben
Nachdem die Wahrnehmung beschrieben wurde, sollte die Wirkung geschildert werden, die die Aussage oder Situation auf den Feedbackgeber hatte. Etwas von den Gedanken oder auch Gefühlen, die mit dem Verhalten des Gesprächspartners verknüpft sind, sollten in diesem Schritt sachlich und offen geäußert werden. Die Wirkung soll so konkret wie möglich aus- und angesprochen werden. Gefühle sollen z.B. auch so stark formuliert werden, wie sie tatsächlich wahrgenommen wurden. „Ich bin ärgerlich / enttäuscht/ irritiert / unzufrieden“ oder „Das hat mir gefallen / nicht gefallen“. Wichtig ist hierbei, die Wirkung nicht durch Verallgemeinerungen wie „Sie machen das immer…“ zu beschreiben, sondern eine konkrete Situation zu schildern.

Wunsch formulieren
Nachdem die Wahrnehmung und die Wirkung des Verhaltens sachlich angesprochen wurden, kann der Wunsch formuliert werden. Der Wunsch stellt die Bitte oder Erwartungshaltung dar, wie Kommunikation und Dialoge sich ändern sollten – und dies leitet den Dialog ein.

Dialog sicherstellen
Nun kann der Dialog durchgeführt werden. Der Feedbackgeber zeigt sein Interesse am Gegenüber und an der guten Zusammenarbeit, indem er seinem Gegenüber die Möglichkeit gibt, darauf zu reagieren.

Ich finde die 5-Schritt-Feedbackansprache ist ein vielseitig geeignetes Instrument, um Verhalten respektvoll und sachlich zu reflektieren, indem der Gesprächspartner informiert wird, wie das Verhalten wahrgenommen, verstanden und erlebt wurde.

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